W każdej spółce są zbiory danych, dyski bądź inne nośniki danych.

W każdej firmie znajdują się dokumenty, dyski bądź inne nośniki danych, jakich nie możemy tak po prostu wyrzucić do kosza. Umiejscowione na nich wrażliwe dane musimy utylizować we właściwy sposób. Ponieważ wszyscy przedsiębiorcy zobowiązani są przechowywać dokumentację firmową przez określony czas warto nie tylko wiedzieć jak długo powinniśmy to robić ale również jak zutylizować po wymaganym czasie. Dokumenty podatkowe czy dokumentację zusowską należy przechowywać przez okres minimum 5 lat.

Z kolei dokumentację kadrową, aż 50 lat. Po przeprowadzeniu selekcji, mianowicie w tedy gdy już mamy pewność jakie dokumenty możemy zniszczyć należy zastanowić się czy jesteśmy w stanie na własną rękę odpowiednio zutylizować dokumenty. Najczęściej prócz dokumentów w formie papierowej są dodatkowo dyski bądź inne nośniki danych np.: płyty, pen drajwy, jakich samodzielnie usunąć nie będziemy w stanie. W takiej sytuacji najodpowiedniej skorzystać z firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów.